Als vereniging hebben we onze allerbelangrijkste regels vastgelegd in de Statuten. Daarnaast hebben we een Huishoudelijk Reglement (HHR), waarin we aanvullende afspraken en zaken die regelmatig kunnen wijzigen opnemen. Het doel van dit document staat in artikel 20 van de Statuten: “Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor de vastlegging van alle regels, taken, rechten, verplichtingen, afspraken en processen van en tussen bestuur, commissies, leden van bestuur en commissies en leden van de vereniging in een Huishoudelijk Reglement. De gegevens zullen zoveel mogelijk, maar minimaal een maal per jaar, worden onderhouden.”
Zowel de statuten als het huidige HHR staan op de website van GAC.
Het is dus de bedoeling dat het HHR een levend document is dat voortdurend actueel wordt gehouden. In de praktijk blijkt dat ons HHR al sinds 1995 niet is aangepast. Daar willen we graag verandering in aanbrengen. Daarom hebben we het HHR grondig herzien. Je treft het voorstel, dat we tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV) van 25 november willen laten bekrachtigen, aan als bijlage bij dit stuk.
Naast vele actualiseringen, opschoning (zoals het verwijderen van zaken die reeds in de Statuten vermeldt staan) en toevoegingen, is er een belangrijke wijziging waar we specifiek de aandacht op willen vestigen. Het huidige HHR (versie 1995) stelt onder artikel 9: “Wijzigingen en/of aanvullingen van het huishoudelijk reglement kunnen alleen plaatsvinden na goedkeuring door de algemene vergadering”. Dat is niet erg praktisch voor een document dat we voortdurend actueel moeten en willen houden. Tegelijkertijd is het natuurlijk van belang dat het bestuur geen vrijbrief krijgt, en dat de ALV uiteindelijk het hoogste beslissende orgaan blijft. Daarom hebben wij in het nieuwe concept HHR onder artikel 4 de volgende tekst opgenomen:
“Wijzigingen en/of aanvullingen van het huishoudelijk reglement worden door het bestuur gedaan. Dit kan ook op aanwijzing van leden en commissies. De wijziging en/of aanvulling moet volledig bekend gemaakt worden aan de leden. Die bekendmaking kan door plaatsing op de website en via andere communicatiemiddelen.
Indien een van de leden bezwaar heeft tegen een wijziging van het reglement, dan kan hij/zij dit bespreken met (vertegenwoordigers van) het bestuur. Komt men na overleg niet tot overeenstemming, dan kan het lid of het bestuur het onderwerp ter besluitvorming voorleggen aan de algemene leden vergadering.”
De bijlagen kunnen aangepast en aangevuld worden wanneer nodig zonder dat het hele huishoudelijk reglement opnieuw vastgesteld hoeft te worden. Mocht je een beleidsstuk, afspraken of reglement missen, dan horen wij dat graag.
De orgaanbeschrijvingen zijn opgesteld in overleg met de betrokken commissies/personen. De commissies zijn zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de orgaanbeschrijvingen en dat de bestaande afspraken en reglementen zijn bijgevoegd.
Heb je vragen en/of opmerkingen, mail ze dan naar bestuur@gach.nl of spreek een van de bestuursleden aan.
Het herziene huishoudelijk reglement inclusief bijlagen vind je hier.
Het Bestuur